CGK en Alert : Tango to Evora

Waarom hadden ze ons naar Evora gebracht? 
Waarom had Alert, dat met zijn EPD de wereld wou veroveren, ons teruggevoerd naar dit Portugese stadje zo'n 150 km ten oosten van Lissabon dat zijn bloeitijd had beleefd ten tijde van de Romeinen en de Moren een millennium later.

Ooit was het de residentie van koningen en een gegeerde verblijfplaats voor kunstenaars en intellectuelen. Nu was het alleen nog werelderfgoed van de Unesco.

In het kader van onze zoektocht naar de E-Graal van de EPD’s, had CeGeKa ons uitgenodigd voor een trip naar Portugal om kennis te maken met een mogelijks aanstaande partner: het softwarebedrijf Alert.

Ik herinnerde me hoe we tijdens een demo op Himss enkele jaren geleden helemaal in de ban waren geraakt van de touch-screen presentatie van hun elektronisch patiëntendossier en ook wel een beetje van de sexy presentatrice.

In 2011 waren onheilspellende berichten aangespoeld over mislukte implementaties in Nederland wat ons deed vermoeden dat de firma in een alert-fase was beland:

CGK dat er in geslaagd was om 17 ziekenhuizen aan boord te houden binnen een vijfjaarscontract, had enkele maanden voordien het initiatief genomen om op zoek te gaan naar een partner om een EPD aanbod voor België te voorzien dat de tand des tijds kon doorstaan.

Samen met de CIO van UZA en van de Gasthuiszusters Antwerpen werd een gestructureerde bevraging opgezet van een aantal internationale EPD-systemen.

Naast twee andere was Alert geselecteerd als mogelijke partner voor de toekomst.

We werden uitgenodigd om in Portugal bij hen op bezoek te gaan, niet alleen om hun product nog eens grondig te gaan bekijken maar ook om de polsslag te voelen van het bedrijf.

De Belgische delegatie bestond naast de mensen van CGK uit de informaticaverantwoordelijken van UZA en Augustinus, twee IT-verantwoordelijken van het UZ Gent, de stafmedewerker van Zorgnet, onze EPD expert en mezelf.

Toen we donderdagavond laat na een busrit van 4u toekwamen in Evora, werden we direct omarmd door de mystieke geborgenheid van dit Middeleeuws stadje.

Langs de Romeinse tempel van Diana, wandelden we onze pousada binnen.

De dikke muren, de kerkdal, de vierkante gaanderij rond een binnenplaats en de lage houten deurtjes van de kamer, waren gebeiteld als merktekens van een vroegere abdij die omgebouwd was tot een luxehotel.

Het zwembad was vermoedelijk een innovatie van de 21e eeuw maar voor de rest werd je door het pand meegevoerd naar een tijd van vroomheid en sobere esthetiek.

Die morgen waren we voor de kippen opgestaan en in de late voormiddag waren we via Lissabon in Porto beland.

We werden ontvangen op de hoogste verdieping van de Alert-building met zicht op de "seducing bay” van Porto.

Tijdens de rondgang werden we verleid door jonge, knappe en gedreven "team leaders" die uitleg gaven over de wijze waarop een product werd ontwikkeld, geïmplementeerd en opgevolgd.

Een cel van een viertal medewerkers was 24 uur op 24 uur "in full alert" voor eventuele "operational disturbances" bij hun cliënten over de hele wereld.

Het leek er even op dat ze meestal niets te doen hadden en gewoon naar tv konden kijken op de vier reuzenschermen die tegen de wand waren opgesteld.

Maar er werd ons gezegd dat ze 2000 alarmsignalen per dag verwerkten en dat ze het wereldnieuws op de voet moesten volgen om zelfs preventief naar een klantziekenhuis te interveniëren wanneer er zich in hun buurt een ramp voordeed.

Het ontwikkelingsteam werkte sinds kort volgens de scrum-methode met allerlei post-it-jes op een bord tegen de muur wat voor een firma die het "paperless office" predikte, een beetje vreemd aandeed.

CGK vertelde dat ze deze methode al jaren toepasten en dat op dit punt er een learning van België richting Portugal kon gaan.

Er was een team dat werkte rond zorgfunctionaliteit onder leiding van een psychologe, een ander team werkte vooral rond patiëntenadministratie, planning en beleidsinformatie en een derde team rond architectuur.

Deze laatste waren verantwoordelijk voor de back office, de interface en de consistentie van de software zodat alle ontwikkelingslijnen eerst aan hen moesten worden voorgelegd vooraleer ze in de kleinere projectgroepen werden uitgewerkt en geprogrammeerd.

Drie nonnetjes die een kruis droegen, moesten de developers eraan herinneren dat hun werk naast inspiratie ook wel een behoorlijke dosis transpiratie impliceerde.

In de lift had ik aangegeven dat ik mijn BlackBerry thuis vergeten was en het was handig geweest moest ik internetconnectie kunnen krijgen om even mijn mails te raadplegen.

Het gevoel van de cloud afgesloten te zijn, was verworden tot een ontwenningsverschijnsel.

Vijf minuten later had een medewerker mij vruchteloos proberen te connecteren en toen ik terugkwam van de rondleiding stond google naar mij te lachen.

Ik vond het bijzonder attent dat de man een half uurtje later tijdens de sessie zich discreet kwam verontschuldigen omdat hij op mijn klavier getokkeld had :
Europese bescheidenheid en aarzeling die nog werd gevoed door de latijnse tongval die door hun engels priemde. 
Dit alles droeg bij tot onze groeiende sympathie voor deze enthousiaste warme ploeg.

Het was Jorge Guimarães, de grote leider zelf, die ons vertelde hoe Alert in de loop van de laatste jaren zijn armen wereldwijd had uitgestrekt.

Ze hadden implementaties uiteraard in Portugal maar ook in Spanje, Frankrijk, Italië, Engeland, Zwitserland, Koeweit, Angola, Brazilië, Chili, Mexico en de Verenigde Staten.

Wat de States betreft, hadden ze recent een contract afgesloten met het Amerikaans bedrijf NantHealth.

Hij legde uit dat ze meer en meer gewonnen waren om zich te aligneren met lokale partners om op deze wijze de land-specifieke uitdagingen beter te kunnen aanpakken.

Vermoedelijk speelde ook mee dat de financiële investeringscapaciteit ontoereikend was om een snelle groei wereldwijd te ondersteunen, zeker na de problematische implementatie in vier Nederlandse ziekenhuizen waarvoor ze in 2011 een financiële uppercut hadden moeten incasseren.

Maar ondanks de crisis hadden ze dit jaar een recordomzet en beschikten ze nu over een meer soliede financiële structuur.

Later vertelde de Benelux-Alert-medewerker dat de implementatie in een groot Nederlandse ziekenhuis was afgesprongen bij de oplevering waarbij het vermoedelijk eerder ging om een financiële dan wel inhoudelijke discussie.

In de eerste rechtszaak was Alert recent in het gelijk gesteld en ze maakten zich sterk dat ze binnen enkele maanden opnieuw de implementatie van de Nederlandse klantziekenhuizen in Brabant konden opstarten.

Het bedrijf was opgericht in 2000 en telde dit moment rond de 350 werknemers.

Ik vroeg me af hoe zo'n workforce kon concurreren met de 6000 Epic-medewerkers waarbij men zich anderzijds ook kan afvragen wat Belgische vendors met enkele tientallen mensen voor de ontwikkeling van een EPD nog te betekenen hadden.

Maar als het grootste ziekenhuis niet per definitie het beste is, is de grootste EPD-firma misschien niet per definitie superieur?

Bovendien zijn grotere ziekenhuizen duurder dan kleinere, beweren sommigen…

Alert ging er prat op de enige vendor te zijn die ontwikkelde in HTML5 wat een grote flexibiliteit impliceerde voor de toegang van het medisch dossier via internet.

Ergens met een tas koffie in de hand, legde een medewerker me uit dat de andere systemen cliënt-server waren waarbij toegang via internet enkel kon worden gerealiseerd via specifieke software die men op zijn pc moest downloaden.

Ik weet niet of dit de reden was dat hun gebruikers-interface zo fancy en intuïtief overkwam inclusief alle klassieke trucjes van windows, outlook en smartphones.

Net als bij mijn BlackBerry mocht de user beslissen of hij werkte met de muis dan wel via touchscreen.

Bij het ziekenhuisbezoek de volgende dag zouden we merken dat weinigen zich geroepen voelden om de schermen met hun vuile vingers te betoetsen.

Toen de EPD-cracks van onze delegatie begonnen door te vragen over het gelijktijdig visualiseren van medisch-technische onderzoeken en de ziekenhuiseigen configuratie van tijdsafhankelijkheid van klinische paden, werd de Portugese armada even door onze rode duivels uit verband gespeeld maar ze namen het sportief op en de nieuwe inzichten werden stante pede in hun roadmap geïntegreerd.

Het Alertsysteem was ontstaan vanuit een spoedgevallenapplicatie die draaide in meer dan de helft van de Portugese ziekenhuizen.Van daaruit waren ze geëvolueerd naar een ziekenhuisbrede suite.

Ze beschikten over een patiëntenadministratie, facturatie, PDMS, medisch dossier, verpleegkundig dossier, medicatievoorschrift, planning, ordercommunicatie, decision support systemen en klinische paden maar niet over een ERP, een labo of een radiologiesysteem.

Ze hadden begrepen dat een implementatie maar succesvol kon zijn als de toepassing werd gebruikt en ze hadden E-learning modules ontwikkeld die zelfs als voorwaarde werden gesteld om als gebruiker voor bepaalde toepassingen in te loggen.

Dat veranderingsmanagement voor hen kon beschouwd worden als de kritische succesfactor nummer één, werd onrechtstreeks bewezen door het feit dat 50% van de implementatiemanagers psychologen waren.

Ze raakten niet uitgepraat over hun bedrijf waardoor de timing hopeloos in de soep draaide zodat we zelfs in Portugese termen veel te laat aan de dinnertafel belandden.

Toen onze  honger was gestild met heerlijke tapa's, kwam er nog een hoofd- en nagerecht wat perfect ressorteerde met de witte en rode wijn voor het geheel in onze maag geflambeerd werd met een Portugees digestief.

's Anderendaags 's morgens werden we in Evora gedropt in een 500 jaar oud ziekenhuis dat zich een vaste plaats had weten te verwerven als Alert demo-site.

Ook hier was de ouderdom van de gebouwen onmiddellijk voelbaar dit keer eerder uit budgettaire schaarste dan smeulend naar gerestaureerde antiek.

De Alert-toepassing die in 2006 was opgestart, behoorde ongetwijfeld tot de meest innovatieve features van het 300-bedsziekenhuis hoewel nog niet alle toepassingen op alle diensten waren geïmplementeerd.

Bovendien werkte men nog met een verouderde versie net zoals de andere Portugese ziekenhuizen omdat de overheid geen geld gaf voor vernieuwde infrastructuur om naar de laatste versie te upgraden.

Om diezelfde reden werden er ook nauwelijks nieuwe implementaties in Portugal gerealiseerd waardoor de firma niet anders kon dan zijn business te internationaliseren.

Bovendien had de staat allerlei eigen toepassingen ontwikkeld zoals safe surgery en medicatievoorschrift die parallel met het EPD moesten worden gebruikt.

De link tussen het medicatiesysteem van de overheid en dat van Alert was geen vraag van de firma omdat ze moesten connecteren op een oude versie en ook niet van het ziekenhuis omdat het medicatievoorschrift van die versie nog onvoldoende gebruiksvriendelijk was.

Met 6 medewerkers op de IT-dienst voor alle ziekenhuistoepassingen en een implementatiemedewerker van Alert 3 dagen per week, zat men trouwens dichter bij de Vlaamse dan bij bijvoorbeeld de Nederlandse of Amerikaanse ondersteuningscapaciteit.

Op de heelkundige midcare en op de spoed met 109.000 visits per jaar, konden we zelf vaststellen dat het systeem intensief werd gebruikt.

Na een korte leercurve was het enorm tijdbesparend voor de verpleging maar vanuit de artsen was het verhaal iets meer genuanceerd.

Het is een algemeen gegeven dat het werken met een EPD voor artsen een grote drempel is, zeker als ze gewoon waren met een half woord of een krabbel hun directieven op de verpleging los te laten.

De chirurg-directeur die ons rondleidde, had zich desondanks na een adaptatieperiode fully tot Alert bekeerd.

Hij maakte trouwens van de gelegenheid gebruik om aan de grote baas van Alert zijn instructies te geven over wat aan het systeem moest worden aangepast.

Jorge zelf zat met zijn ideeën al enkele decennia verder.

Naast trauma zou kankerbehandeling een belangrijk speerpunt worden bij de verdere ontwikkeling van Alert.

Cancer care zou veel meer geïndividualiseerd worden op basis van genetische predispositie en DNA-typering van de tumor zelf en Alert zou patiënt- en tumorgebonden informatie linken met knowledge databases en internationale guidelines.

In die optiek liep er een project in de Verenigde Staten in samenwerking met hun partner aldaar om als eerste EPD FDA-approved te kunnen worden

Het verlovingsfeest werd bezegeld met een speech van Jorge tijdens de lunch en een kistje Portugese wijn om de herinnering aan deze twee prachtige dagen levendig te houden.

Er werd nog niet gedanst maar desgevallend zou het ongetwijfeld een subtiele tango geworden zijn tussen de Portugese wereldveroveraar en het pragmatisch Belgisch clubje dat zich afvroeg welke ocho's, volcada”s of boleo's de man nog in petto had.

Midden het economisch kerkhof dat Portugal sinds 2010 was geworden, leken ze erin te slagen een product te ontwerpen en te realiseren dat de schoonheid en de uitstraling van een pousada kon benaderen.

Toch schoot heel even een beeld in mijn hoofd van de niet gerestaureerde ramen op mijn kamer waar de witte verf in repen was afgebladerd.

Moest CGK zich als een volgzame dame laten meevoeren in de passie van deze charmante man?

In tango is het de man die de dans leidt maar het is de vrouw die aangeeft waar ze naar toe wil en hem de illusie laat dat hij beslist…

En de ziekenhuizen?

Zouden zij de Ponte de Vasco da Gama oversteken van Vlaanderen naar Lissabon?

Het Portugese avondrood verdronk in het water terwijl Loreena Mc Kennitt zachtjes neuriede in mijn oor : “Tango to Evora”