De Vloot van ChipSoft

In onze zoektocht naar E-Graal zijn we op Valentijn naar ChipSoft gevaren.

's Morgens werden we aan ons hotel afgehaald door een legerachtig vaartuig om via de Amsterdamse grachten het havengebied te bereiken.

We werden genavigeerd langs de huizen en de pleinen tussen de woonboten door om dan weidser met meer vaart de havenkranen te omzwerven tot we langs een metalen laddertje weer aan wal geraakten.

We hadden toen al kunnen vermoeden dat niet een oude Amsterdamse schipper maar 2 ChipSoft Ladies ons zouden navigeren rond een patiënt met heupklachten binnen de nieuwe HiX-omgeving.

Zoals het een modern EPD behoort, kon patiënt zelf via internet een afspraak maken, werd hij naadloos binnengeloodst in het ambulant en klinisch systeem met specifieke views en functionaliteiten voor geneesheren, verpleegkundigen en administratieven.

Veel aandacht werd besteed aan customisatie en specifieke ondersteuning van workflow en decision support.

Opnieuw belandden we in het “never ending debate” in hoever medische zorgverlening standaardiseerbaar is en zo ja in hoever klinische paden en beslissingsalgoritmes overdraagbaar zijn tussen specialisten en ziekenhuizen.

Men vroeg aan één van de onzen om een temperatuurwaarde in te voeren op een IPad maar door een technisch mankement viel de goocheltruuk bijna in het water tot Murphy het plots voor bekeken hield en we vooralsnog in het EPD van onze heuppatiënt haar lichaamstemperatuur van 38° konden verifiëren.

Direct nadien werd ik door Hans Mulder, de grote baas van ChipSoft, meegetroond naar zijn bureau waar we verwelkomd werden door zijn zwarte Beauceron die perfect paste bij het organisch karakter van zijn bureel.

Hans' vader was chirurg en had in 1986 een softwarepakket laten ontwikkelen voor zijn doktersadministratie.

Kleine Hans zat toen nog op de middelbare school maar was intussen fel aan het groeien zowel in gestalte als in ambitie om het Hollands ondernemerschap in hem te doen ontkiemen.

Hij vaarde alle dokterspraktijken in Nederland af om het pakket te verkopen en toen hij het halve land had bediend, begon men halfweg de jaren 90 nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen zoals medische verslaggeving en OK-planning.

In 1995 werd voor een heel ziekenhuis een facturatiesysteem ontwikkeld, toen nog in DOS, vanaf 2000 gemigreerd naar Windows.

Toen hij in Nederland het marktleiderschap had veroverd voor ziekenhuisinformatiesystemen en EPD’s, fluisterden de kranen in de Amsterdamse haven hem in het oor dat hij de wereld moest afvaren met zijn systeem.

ChipSoft stak de grens over een zestal jaar geleden, met als bestemming Klina Brasschaat waar het afsprakensysteem, OK-planning en het verpleegkundig dossier werden geïmplementeerd.

Met de patiëntenadministratie liep het mis. Er was vermoedelijk de niet al te coöperatieve houding van concurrent Partezis bij de koppeling, het weggaan van de  IT-directeur in Klina en de toch wel beperkte vertrouwdheid van ChipSoft met de Belgische facturatie die het project in de soep lieten draaien.

Even leken de advocaten vers aas te hebben geroken, doch ChipSoft toonde zich dan toch van zijn welwillende kant en slaagde erin de bestaande toepassingen te consolideren en een flink stuk vertrouwen terug te winnen.

Intussen was men ook opgestart in St.-Dimpnaziekenhuis in Geel waar men momenteel begonnen is met de uitrol van het EPD.

In Niel werd trouwens een zestal jaar geleden een Belgische vestiging opgericht, de thuisbasis van Wim die met 15 medewerkers van daaruit de Vlaamse activiteiten coördineert.

Naast de implementatie en opvolging op de bestaande ChipSoft sites, is men volop bezig aan de ontwikkeling van een nieuw Belgisch facturatiepakket vooral om niet overgeleverd te worden aan EPD-concurrenten die een dikke portfolio hebben van patiëntenadministratie en facturatie.

Zagen wij een glimp van Icarus boven de Hollandse wateren of zullen ze erin slagen om in België te landen naast de facturatiemonopolist?

Intussen is de Hollandse vloot ook aangemeerd in Finland, Noorwegen en Engeland waar men de EPD-implementatie wil opstarten met lokale partners.

Naast het veroveren van de wereldzeeën, heeft ChipSoft ook de ambitie om de gouden medaille te halen van de Himss : “Stage 7!”.

In dit kader had men ons de eerste dag meegenomen naar het Universitair Medisch Centrum in Utrecht waar ChipSoft sinds een tweetal jaar was geïmplementeerd.

We kregen er een bigbang verhaal waar men 500 dagen voor D-Day met aftellen was begonnen. Gedurende één dag had men het hele ZIS uitgedraaid waarbij alle planbare zorg was verschoven en voor de opgenomen urgente pathologie was men even teruggekeerd naar griffel en papier.

Intern waren 640 medewerkers gemobiliseerd om de grote sprong voorwaarts te realiseren. Daarnaast had men een dertigtal consultants ingehuurd a rato van één dag per week niet zozeer als ondersteuning voor de implementatie van ChipSoft dan wel om de bestaande I-Soft toepassingen op gang te houden terwijl de eigen topinformatici waren gemobiliseerd voor het EPD-project.

ChipSoft gaf aan dat voor de implementatie van de twee Academische Centra Utrecht en Leiden, tijdens de implementatieperiode tussen de 60 en 100 eigen consultants waren ingezet a rato van minstens één dag per week.

Dergelijke implementatiedivisies leken meer aan te leunen bij Epiciaanse normen dan bij onze armzalige Belgische mogelijkheden.

De Amsterdammers haastten zich om aan te geven dat voor een gewoon niet universitair ziekenhuis een ploeg van 15 vte over 6-9 maanden volstonden voor een full implementatie.

Bij de rondgang in het ziekenhuis werden we verwelkomd door de COW (Computer On Wheels). 

Deze term zou in de Verenigde Staten verboden zijn sinds een geneesheer had gevraagd om de COW binnen te halen waarna de assistent terug was gekomen met de hoofdzuster.

Opvallend was dat er een quasi volledige transparantie was zowel tussen artsen onderling als naar de verpleging toe met betrekking tot alle medische informatie van de patiënt. Enkel rond psychiatrie en genetica waren er restricties.

Het duurde even voor we doorhadden hoe de thuismedicatie in het EPD belandde : het was niet de afdelingssecretaresse doch de arts zelf die bij opname aan patiënt of zijn familie hierover navraag deed en dit werd gecheckt door de ziekenhuisapotheker die hiervoor afstemde met de privé-apotheker van de patiënt.

Blijkbaar is de fidelisering in Nederland naar huisarts maar ook naar apotheker heel  wat groter dan in België en beschikt deze laatste over een recent medicatieschema van elk van zijn cliënten.

Met betrekking tot de uitwisseling van medische gegevens tussen ziekenhuizen onderling en naar de eerste lijn, beschikt men in Nederland over het Landelijk Schakelpunt (LSP) dat om privacy redenen vanuit de overheid niet van de grond komt en waar het nu de zorginstellingen en de verzekeraars zijn die het initiatief nemen.

Ook tracht men vanuit de kant van de EPD's een soort van lexicon te ontwikkelen om op gestructureerde manier medische gegevens tussen patiëntendossiers van verschillende systemen uit te wisselen.

ChipSoft beschikt tevens over een patiëntenportaal op basis van SharePoint met daarachter specifieke delen van het EPD.

De verpleging heeft smartphones waarbij men voorlopig alleen parameters kan inbrengen doch in de toekomst denkt men aan een systeem van barcodescanning bijvoorbeeld met betrekking tot medicatietoediening.

Ten slotte werd binnen het UMC Utrecht een IT-informatieplatform opgericht om data op een gestructureerde manier op te slaan zodat ze vlot toegankelijk en bruikbaar zijn voor wetenschappelijk onderzoek.

Op vrijdagnamiddag werden we per bus getransfereerd naar Bergen op Zoom voor een bezoek aan het Lievensberg Ziekenhuis.

Dit streekziekenhuis van 385 bedden was sinds 1 januari 2014 samengevoegd met het Franciscus Ziekenhuis van Roosendaal waarmee het op 1 januari 2015 juridisch zou fusioneren. Het Lievensberg Ziekenhuis werkte reeds sinds '96 met het EZIS-systeem van ChipSoft terwijl het Franciscus Ziekenhuis werkte met I-Soft.

In de shortlist hadden ze Epic tegenover ChipSoft afgewogen en uiteindelijk hadden ze beslist om te opteren voor HiX, het splinternieuw model van de ChipSoft-vloot.

Ze waren ook al met een bigbang life gegaan op 25 oktober 2013 en dokter Conijn vertelde ons dat we nog iets te vroeg gekomen waren want het systeem had nog last van wat kinderziekten.

Na onze rondgang door het ziekenhuis hadden we daar echter bijzonder weinig van gemerkt en we konden niet anders dan onze grote appreciatie uitspreken voor een dergelijk doorgedreven penetratie van hun gloednieuw systeem na 3 maanden.

Op de recovery hoorden we van de anesthesieverpleegkundige dat de functionaliteit van het ChipSoft PDMS nauwelijks verschilde van hun vroeger systeem doch dat de integratie met de rest van het medisch dossier een grote sprong voorwaarts was, denk al maar aan het medicatievoorschrift.

De verpleegkundige van spoedgevallen vertelde ons dat er nog systematisch een rondgang gebeurde vanuit de apotheek om de medische voorschriften te controleren vooral op mogelijke interacties. Er werd terecht opgemerkt dat deze check in het EPD was ingebakken doch, zo zei de man, : "het systeem is nog nieuw en we moeten toch wel checken of het allemaal goed werkt".

Verpleegkundige procedures werden nog steeds geïnventariseerd en opgeslagen in hun document management systeem waarbij de workflow binnen het EPD volgens een strikte procedure kon worden aangepast.

Het was ook mogelijk om via “URL” vanuit het EPD de procedures te bekijken.
Verpleegkundige orders waren "geïcooniseerd".

De klinisch bioloog in ons gezelschap werd bleek toen men vertelde dat alle bloednames op de verpleegafdeling werden uitgevoerd door een equipe van het centraal labo.

Een dermatoloog vertelde ons op de Poli dat men in Nederland een eigen klinische terminologie had ontwikkeld die nauw aanleunde bij SNOMED en die via het EPD werd aangereikt om klinische diagnoses te formuleren.

Hieruit werd via vertaaltabellen automatisch een SNOMED-term, een ICD10-code en een DBC (Diagnose-Behandel-Code) gegenereerd.

Met betrekking tot de medische verslaggeving was het echter ontgoochelend hoe weinig de artsen gebruik maakten van de gestructureerde rubricering en velden en het waren volgens de collega vooral chirurgen die zich bezondigden aan “platte tekst”.

De implementatie zelf van het nieuw systeem had ongeveer een jaar voorbereiding gevraagd.

Er waren 20 werkgroepen die elke dinsdag vergaderden waarbij zo'n 200 medewerkers werden gemobiliseerd.

In totaal was er 8u opleiding voorzien voor elke verpleegkundige en 4u per arts wat volgens dr. Conijn achteraf gezien te weinig was.

Ze waren tevreden dat ze hadden gekozen voor een bigbang implementatie ook al sloeg de bliksem in op 25 oktober.

Anderzijds wisten ze dat in andere ziekenhuizen met een gelaagde implementatie zo'n project makkelijk tot 2-3 jaar kon aanslepen waarbij continu implementatie resources moesten gemobiliseerd blijven.

Op dit ogenblik hadden ze een IT-crew van 20 vte voor technische infrastructuur en 2 maal 9 medewerkers voor functioneel applicatiebeheer over de twee campussen.

Met een dergelijke bestaffing voor een ziekenhuis van rond de 850 bedden voelden we ons als Vlaamse ziekenhuisdirecteurs teruggebracht tot bevaarbare wateren.

Sinds de Himss van vorig jaar in New Orleans waren we met de Vlaamse ziekenhuiswereld een queeste gestart op zoek naar E-Graal, het ideaal elektronisch patiëntendossier.

Na twee dagen ronddobberen op Hollandse wateren, hadden we het gevoel dat ChipSoft de boot niet had gemist.

"Begrijpen van diversiteit en respecteren van eigenheid" had een "Cheap-Softe" leuze kunnen zijn ware het niet dat we het aan den lijve hadden ondervonden.

Of waren we toch een beetje meegenomen door die handige Hollanders?

In elk geval hun schip was goed gebouwd met moderne technologie, het was veilig en de crew was heel attent en goed georganiseerd.

Langs Antwerpen zijn ze België binnen gevaren. Pas een begin?